會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)平臺(tái)軟件

智能會(huì)議管理系統(tǒng)

使用說(shuō)明書(shū)

1 概述

本會(huì)議系統(tǒng)是通過(guò)用戶(hù)登陸管理頁(yè)面進(jìn)行會(huì)議室申請(qǐng)預(yù)定，管理員集中審核各用戶(hù)的會(huì)議室申請(qǐng)預(yù)定，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)各預(yù)定申請(qǐng)予以通過(guò)或拒絕處理，對(duì)會(huì)議室的使用進(jìn)行優(yōu)化控制的一套系統(tǒng)管理軟件。在預(yù)定使用呈現(xiàn)上，通過(guò)多媒體信息發(fā)布，把會(huì)議的基本信息發(fā)布在會(huì)議室的前端綜合顯示屏上，讓會(huì)議室的使用情況一目了然，給人以準(zhǔn)確的會(huì)議信息提示。

  軟件采用BS架構(gòu)，在平臺(tái)對(duì)接和軟件應(yīng)用上有很大的可操作性。

2 基本功能

2.1會(huì)議室管理

管理員登陸后臺(tái)進(jìn)行會(huì)議室添加，可設(shè)置的內(nèi)容包括，會(huì)議室的名稱(chēng)、所屬公司、所屬部門(mén)、地址、容量、面積、會(huì)議室配置和狀態(tài)等。

資源列表：資源列表可以添加會(huì)議室資源及配置，添加之后會(huì)在會(huì)議室信息顯示界面顯示該會(huì)議室所擁有的配置，使人一目了然。

2.2用戶(hù)管理

管理員登陸后臺(tái)可以添加或者刪除多個(gè)用戶(hù)，用戶(hù)可登陸后臺(tái)進(jìn)行會(huì)議室的申請(qǐng)，修改密碼等操作。

2.3會(huì)議室預(yù)定

用戶(hù)可以快速申請(qǐng)會(huì)議室

2.4申請(qǐng)會(huì)議室的審核

管理員對(duì)用戶(hù)申請(qǐng)的會(huì)議室進(jìn)行審核，通過(guò)或拒絕會(huì)議申請(qǐng)，也可以刪除即將進(jìn)行的會(huì)議或已經(jīng)在進(jìn)行中的會(huì)議

2.5通知

對(duì)預(yù)定成功的會(huì)議，以短信或郵件方式發(fā)送，在管理員帳號(hào)下創(chuàng)建用戶(hù)時(shí)，填寫(xiě)正確的電話(huà)號(hào)碼，當(dāng)會(huì)議預(yù)約成功后會(huì)收到一條帶有簽到碼短信，憑簽到碼簽到或者掃碼簽到。

2.6在用會(huì)議室的發(fā)布

在用會(huì)議室的發(fā)布，對(duì)已經(jīng)通過(guò)審核的會(huì)議、會(huì)議室目前的使用情況，用戶(hù)在后臺(tái)可以瀏覽；會(huì)議室前端的發(fā)布，通過(guò)多媒體信息發(fā)布平臺(tái)展示，單個(gè)會(huì)議室前端屏顯示該會(huì)議室目前的使用基本狀況，及后續(xù)會(huì)議的安排情況。

2.7前端發(fā)布模板的管理

前端發(fā)布提供多個(gè)樣式的選擇，用戶(hù)可以自定義上傳自己的格式圖片。

2.8 注冊(cè)

2.9 logo設(shè)置

可自行設(shè)置前端顯示logo。

2.10查詢(xún)會(huì)議記錄

在會(huì)議預(yù)約人數(shù)很多的時(shí)候，本系統(tǒng)提供會(huì)議查詢(xún)功能，可以查找某一時(shí)間段預(yù)約的會(huì)議以及支持會(huì)議主題搜索該會(huì)議。

3 操作及應(yīng)用

3.1 登陸

服務(wù)器安裝完畢后，打開(kāi)瀏覽器，輸入http://127.0.0.1：1080回車(chē)后彈出登陸頁(yè)面，超級(jí)管理員賬號(hào)：admin密碼：admin，登陸后可以修改密碼。

3.2 我的會(huì)議

用戶(hù)登陸進(jìn)去后，可以通過(guò)查看我的會(huì)議，查詢(xún)自己的會(huì)議情況。在我的會(huì)議中顯示今天的會(huì)議，已通過(guò)的會(huì)議申請(qǐng)和已拒絕的會(huì)議申請(qǐng)；拒絕了的會(huì)議需要重新申請(qǐng)和審核。

3.3 會(huì)議室預(yù)定

點(diǎn)開(kāi)會(huì)議室預(yù)定，可瀏覽當(dāng)前會(huì)議室的使用和預(yù)定情況，可以顯示會(huì)議室被使用的時(shí)間，誰(shuí)在使用；閑置的會(huì)議室會(huì)顯示“今日無(wú)會(huì)議”字樣。我們可以選定自己需要的會(huì)議室，快速申請(qǐng)預(yù)定該會(huì)議室。

3.3.1 快速預(yù)定

預(yù)定辦法：點(diǎn)擊你想預(yù)定的會(huì)議室，彈出預(yù)定信息的對(duì)話(huà)框，按照相關(guān)信息準(zhǔn)確填寫(xiě)你的需求和信息，點(diǎn)擊“立即預(yù)訂”即可。申請(qǐng)預(yù)定完成后等待管理員進(jìn)行審核和通知，或者登陸后在“我的會(huì)議”里面查看審核情況。

3.3.2 統(tǒng)計(jì)查詢(xún)

當(dāng)預(yù)定人數(shù)過(guò)多的時(shí)候，可以通過(guò)查詢(xún)功能來(lái)查詢(xún)會(huì)議

3.4 會(huì)議審核

3.4.1 待審核會(huì)議

管理員可以在此界面審核通過(guò)或否決會(huì)議

3.4.2 審核通過(guò)

該選項(xiàng)顯示已通過(guò)會(huì)議，可在此界面否決該會(huì)議，也可以刪除該會(huì)議。

3.4.3 審核不通過(guò)

顯示審核不通過(guò)的會(huì)議，管理員也可以在此界面同意通過(guò)也可以刪除此會(huì)議

3.5 會(huì)議室管理

3.5.1 會(huì)議室列表

點(diǎn)擊添加會(huì)議室，對(duì)會(huì)議室的基本情況進(jìn)行編輯，保存即可。

3.5.2 資源列表

資源列表可以添加會(huì)議室一些可用設(shè)備，提醒會(huì)議舉辦人會(huì)議室有哪些設(shè)備可用。

3.6 系統(tǒng)管理

3.6.1 密碼修改

該選項(xiàng)可以修改用戶(hù)密碼

3.6.2 我的賬戶(hù)管理

該選項(xiàng)可以修改個(gè)人資料

3.6.3 軟件注冊(cè)

注冊(cè)正版

3.6.4 樣式管理

選擇自己喜歡的發(fā)布樣式，或制作自己的樣式添加上傳

3.6.5 logo設(shè)置

在logo設(shè)置選項(xiàng)中可以點(diǎn)擊logo圖標(biāo)，添加更改自己的logo圖片，設(shè)置好并應(yīng)用后將會(huì)在登陸頁(yè)面顯示。

3.7 組織管理

3.7.1 公司列表

可以創(chuàng)建公司，如需郵件和短信服務(wù)，需配置郵件和短信服務(wù)器。

3.7.2 部門(mén)列表

添加部門(mén)，并為其選擇所屬公司

3.7.3用戶(hù)列表

該選項(xiàng)可以添加用戶(hù)（普通用戶(hù)和管理員用戶(hù)）、刪除用戶(hù)、修改用戶(hù)信息、導(dǎo)入導(dǎo)出用戶(hù)等操作。如需郵件和短信通知功能，需添加個(gè)人郵箱和手機(jī)號(hào)。

3.8 前端節(jié)目的發(fā)送

復(fù)制這個(gè)表里的網(wǎng)頁(yè)地址，以網(wǎng)頁(yè)的形式發(fā)布出去

3.9 會(huì)議提醒與掃碼簽到功能

本會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)提供短信提醒功能，會(huì)議預(yù)約成功后參會(huì)人員將會(huì)收到一條附帶簽到碼會(huì)議提醒短信，提醒參會(huì)人員參會(huì)地點(diǎn)與時(shí)間，用戶(hù)可以憑簽到碼簽到，亦可以現(xiàn)場(chǎng)掃碼簽到。

4 配置會(huì)議屏

在會(huì)議屏下方上拉彈出導(dǎo)航欄，點(diǎn)擊返回按鈕可彈出配置界面。

4.1 配置會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)服務(wù)器

點(diǎn)擊配置服務(wù)器按鈕，設(shè)置服務(wù)器：IP地址:1080，如：192.168.1.1:1080

4.2 配置會(huì)議室

點(diǎn)擊配置會(huì)議室按鈕，選擇對(duì)應(yīng)的會(huì)議室

4.3 配置分辨率

點(diǎn)擊配置分辨率按鈕，選擇合適的分辨率，如為綜合屏，請(qǐng)選擇綜合屏選項(xiàng)